Wissens- und Quellenanalyse
Wir klären, welches Wissen gebraucht wird, wo es liegt und wer es nutzen darf.
Leistung im Detail
Unternehmenswissen mit KI durchsuchen
Mit einer KI-Wissensdatenbank können Mitarbeitende Unternehmenswissen aus PDFs, E-Mails, CRM-Systemen, Dateiablagen und Richtlinien in natürlicher Sprache durchsuchen. Sie finden Informationen schneller, erhalten Antworten mit Quellenbelegen und können auf Wunsch Zusammenfassungen oder neue Dokumententwürfe aus freigegebenem Unternehmenswissen erstellen. 9DREI plant und baut die Lösung passend zu Daten, Rechten und Arbeitsabläufen.
Ausgangslage
Kommt dir das bekannt vor?
In vielen Unternehmen ist entscheidendes Wissen vorhanden, aber über Dateiablagen, E-Mails, CRM, Wikis und einzelne Köpfe verteilt. Wer eine Information braucht, sucht in mehreren Ordnern oder arbeitet mit einer veralteten Version.
Wissenssilos bremsen Einarbeitung, Vertrieb, Support und Projektarbeit. Wenn Mitarbeitende gehen, verschwindet zusätzlich Kontext, der nie sauber dokumentiert wurde.
Eine KI-Wissensdatenbank macht freigegebene Dokumente und Datenquellen gemeinsam durchsuchbar. Das Team stellt Fragen in natürlicher Sprache und erhält Antworten mit Verweisen auf die verwendeten Quellen.
Leistungsumfang
Was genau enthalten ist
Eine zuverlässige KI-Wissensdatenbank ist mehr als ein Chatfenster über einem PDF. Sechs Bausteine sorgen für nachvollziehbare Antworten.
Datenaufbereitung & Struktur
Wir erkennen Dubletten und veraltete Dokumente und ergänzen Metadaten wie Version, Abteilung und Gültigkeit.
KI-Suche & Dokumentenanalyse
Die Lösung findet passende Passagen auch bei abweichender Wortwahl und kann Dokumente zusammenfassen oder vergleichen.
Antworten mit Quellenbelegen
Antworten verweisen auf Dokumente oder Textstellen. Fehlt ausreichende Evidenz, soll die KI das offen sagen.
Rechte, Datenschutz & Systemwahl
Rollen und Zugriffsrechte werden berücksichtigt und eine passende Architektur für Datenarten, DSGVO und Betrieb gewählt.
Integration & Qualitätssicherung
Wir binden die Suche in Browser, Intranet, Teams oder einen Assistenten ein und testen Antworttreue und Rechte.
Am Ende steht eine einsatzbereite KI-Wissensdatenbank für einen klaren Wissensbereich: angebundene Quellen, definierte Rechte, Antworten mit Quellenhinweisen und ein getesteter Fragenkatalog.
Ablauf
So läuft es konkret ab
Wir starten mit einem überschaubaren Wissensbereich und echten Fragen aus deinem Alltag.
- 01
Ziel und Fragen klären
60 bis 90 Min. · Workshop
Wir bestimmen Nutzergruppe, Wissensbereich und 20 bis 30 Fragen, die zuverlässig beantwortet werden sollen.
- 02
Quellen prüfen und vorbereiten
ca. 1 Woche · gemeinsam
Wir sichten Formate, Versionen, Datenqualität und Berechtigungen.
- 03
Pilot aufbauen und anbinden
ca. 2 bis 4 Wochen · durch uns
Wir richten Suche, Index, Sprachmodell und Quellenbelege ein und verbinden die vereinbarten Systeme.
- 04
Mit echten Fragen testen
1 Workshop · mit Pilotteam
Wir prüfen richtige Quellen, nachvollziehbare Antworten und das Verhalten bei fehlender Evidenz.
- 05
Einführen und erweitern
schrittweise · nach Freigabe
Nach Einweisung können weitere Quellen, Teams und Automatisierungen ergänzt werden.
Klingt nach dem richtigen Schritt?
Lass uns unverbindlich besprechen, ob und wie das zu deinem Unternehmen passt.
Beispiele
Typische Ergebnisse aus der Praxis
Vier typische Einsatzszenarien für nutzbares Unternehmenswissen.
Technischer Betrieb
Handbücher und Serviceberichte werden gemeinsam durchsuchbar; Antworten nennen die verwendeten Quellen.
Ein kontrollierter Pilot für technischen Support statt allgemeiner Chat-KI.
Onboarding im Dienstleistungsunternehmen
Wiki, Prozess-PDFs und Vorlagen beantworten wiederkehrende Fragen zu Abläufen und Zuständigkeiten.
Neue Mitarbeitende finden die gültige Prozessbeschreibung schneller.
Produktwissen im Handel
Versionierte Produktinformationen, Lieferbedingungen und Vertriebsunterlagen werden für Vertrieb und Support auffindbar.
Aktuelle Informationen ersetzen die Suche in unterschiedlichen Dokumentständen.
Dokumente aus Unternehmenswissen erstellen
Die Lösung findet nicht nur Informationen, sondern kann aus freigegebenen Quellen auch kontrollierte Entwürfe erstellen. Beispiele sind interne Anleitungen, Onboarding-Unterlagen, Zusammenfassungen, Serviceberichte oder Antwortvorlagen.
Quellen, Berechtigungen und eine menschliche Prüfung bleiben Teil des Prozesses.
Für wen
Für wen das passt und für wen nicht
Gut geeignet, wenn …
- Wissen in PDFs, Ablagen, E-Mails, CRM oder Wiki verteilt ist
- Mitarbeitende häufig dieselben Fragen beantworten oder lange suchen
- Einarbeitung, Support oder Vertrieb von wenigen Wissensträgern abhängen
- Antworten nachvollziehbare Quellen und Rechte benötigen
Eher nicht der richtige Schritt, wenn …
- die relevanten Informationen noch nirgends dokumentiert sind
- viele Dokumente widersprüchlich sind und niemand die gültige Version bestimmt
- du nur gelegentlich einzelne öffentliche PDFs zusammenfassen möchtest
- die KI verbindliche kritische Entscheidungen treffen soll
FAQ
Häufige Fragen zur KI-Wissensdatenbank
Noch etwas offen? Schreib uns einfach. Wir antworten in Klartext.
01 Was ist eine KI-Wissensdatenbank?
Eine KI-Wissensdatenbank durchsucht freigegebene Unternehmensquellen und formuliert daraus verständliche Antworten. Gute Lösungen nennen Quellen, berücksichtigen Rechte und sagen offen, wenn Informationen fehlen.
02 Wie kann KI Unternehmenswissen und Dokumente durchsuchen?
KI kann PDFs und weitere Formate semantisch durchsuchen und zusammenfassen. Scans benötigen OCR; Tabellen, komplexe Layouts und widersprüchliche Versionen müssen getestet werden.
03 Kann die KI aus Unternehmenswissen neue Dokumente erstellen?
Ja. Aus freigegebenen Quellen kann die KI zum Beispiel Zusammenfassungen, interne Anleitungen, Antwortvorlagen oder Dokumententwürfe erstellen. Welche Inhalte verwendet werden dürfen und wer Ergebnisse freigibt, wird vorher klar festgelegt.
04 Welche Quellen lassen sich anbinden?
Typisch sind Office-Dokumente, SharePoint, Google Drive, Wikis, CRM, Helpcenter, technische Dokumentationen und ausgewählte E-Mails.
05 Wie funktioniert Retrieval Augmented Generation (RAG)?
RAG sucht zuerst passende Stellen in freigegebenen Quellen und gibt sie einem Sprachmodell als Kontext. Quellenbelege und Qualitätstests bleiben trotzdem notwendig.
06 Wie verhindert ihr erfundene Antworten?
Wir begrenzen Quellen, verlangen Hinweise, testen normale und unbeantwortbare Fragen und richten die KI so ein, dass sie fehlende Evidenz kenntlich macht.
07 Ist eine KI-Wissensdatenbank DSGVO-konform?
Das hängt von Datenarten, Zweck, Rechtsgrundlage, Anbieter, Speicherort, Löschkonzept und Rechten ab. Diese Punkte werden im Projekt berücksichtigt; Rechtsberatung ersetzt das nicht.
08 Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein abgegrenzter Pilot kann nach Quellenprüfung häufig in drei bis fünf Wochen aufgebaut und getestet werden. Schnittstellen und Berechtigungen beeinflussen die Dauer.
09 Was unterscheidet sie von einem Chatbot?
Ein Chatbot ist vor allem die Dialogoberfläche. Die KI-Wissensdatenbank organisiert kontrollierte Suche, Aktualisierung, Rechte und Quellenbelege. Beide lassen sich kombinieren.
10 Müssen unsere Daten vorher vollständig aufgeräumt sein?
Nein. Für den Pilot braucht es aber einen abgegrenzten, ausreichend aktuellen Bestand mit fachlicher Verantwortung.
Aus dem Blog
Mehr aus dem Blog
Tiefer einsteigen? Diese Beiträge liefern Hintergrund und Praxis zum Thema.
- Wissensmanagement KI
KI-Wissensdatenbank aufbauen: in fünf Schritten
Wie du Unternehmenswissen für KI vorbereitest: Quellen auswählen, Rechte klären und Antworten prüfen. Mit Beispiel und Abnahme-Checkliste für deinen Pilot.
7 Min. Lesezeit
Kennenlernen
Lass uns dein Potenzial besprechen
Erzähl uns einfach, wo du gerade stehst. Du musst noch nichts kaufen und nichts entscheiden: Wir hören zu und sagen ehrlich, wo wir Chancen sehen.
- Antwort meist innerhalb von 1–2 Werktagen
- Kostenlos & unverbindlich
- Du schilderst dein Problem, wir geben eine ehrliche Einschätzung
Lieber direkt schreiben? Schick uns eine Mail an hannes@9drei.de.