KI-Schulungspflicht im Unternehmen: Was Artikel 4 des EU AI Acts wirklich verlangt

Kurzantwort

Ja: Wer KI-Systeme im Unternehmen einsetzt oder betreibt, muss Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz der beteiligten Personen unterstützen. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung schreibt aber kein starres Seminar, keine bestimmte Stundenzahl und kein Zertifikat vor. Entscheidend sind die eingesetzten Systeme, die Aufgaben, das Risiko und das vorhandene Wissen im Team.

Praktisch bedeutet das: KI-Einsatzfälle erfassen, die passenden Rollen schulen, Regeln für Daten und Ergebnisprüfung festlegen und die Maßnahme nachvollziehbar dokumentieren. Eine einmalige Standardpräsentation für alle ist dafür oft zu wenig; ein praxisnaher Workshop kann dagegen ein sinnvoller Baustein sein.

Dieser Beitrag gibt eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung für Einzelfälle.

Kurzfazit

• Artikel 4 des EU AI Acts gilt seit dem 2. Februar 2025 und wurde 2026 sprachlich präzisiert: Organisationen sollen die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen.
• Eine allgemeine Zertifikats- oder Seminarpflicht gibt es nicht. Die Maßnahme muss zum Einsatzkontext passen.
• Ob eine Schulung, ein Workshop oder mehrere kurze Formate passen, hängt von Aufgaben, Vorkenntnissen und Risiken im Team ab.
• Für Teams, die mit generativer KI arbeiten, gehören sichere Eingaben, gute Aufgabenstellungen, Quellen- und Ergebnisprüfung sowie klare Eskalationswege zusammen.
• Dokumentation ist zwar kein Ersatz für Kompetenz, hilft aber, die eigene Sorgfalt und den konkreten Zuschnitt der Maßnahme nachzuvollziehen.

Warum KI-Kompetenz keine Randfrage mehr ist

KI ist in deutschen Unternehmen kein Zukunftsthema mehr. 2025 nutzten 26 Prozent der Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten Technologien der künstlichen Intelligenz; bei Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten waren es 57 Prozent. Die Zahlen zeigen vor allem: KI-Nutzung ist längst nicht auf reine IT-Teams beschränkt. Das Statistische Bundesamt veröffentlicht die Aufschlüsselung nach Unternehmensgröße und Technologieart.

Mit der Nutzung entstehen sehr unterschiedliche Situationen: Ein Marketingteam erstellt Entwürfe mit einem Textassistenten. Der Kundenservice fasst Anfragen zusammen. Die Personalabteilung prüft Inhalte für eine Stellenausschreibung. Oder ein internes System beantwortet Fragen aus einer Wissensdatenbank. Diese Fälle haben nicht dasselbe Risiko. Deshalb brauchen sie nicht dieselbe Tiefe an KI-Kompetenz.

Genau daran knüpft Artikel 4 an. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen sollen die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen unterstützen, die in ihrem Auftrag mit Betrieb oder Nutzung befasst sind. Dabei sind unter anderem technisches Wissen, Erfahrung, Ausbildung und der konkrete Einsatzkontext zu berücksichtigen. Der aktuelle Wortlaut steht in Artikel 4 der EU-KI-Verordnung.

Ist eine KI-Schulung nun Pflicht?

Die Bezeichnung „KI-Schulungspflicht“ kann missverständlich sein: Pflicht ist nicht automatisch ein bestimmtes Schulungsprodukt. Die Bundesnetzagentur stellt klar: Es sind weder standardisierte Trainingsmaßnahmen noch ein garantiertes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person vorgeschrieben. Auch ein externer Nachweis oder ein KI-Beauftragter ist nicht pauschal erforderlich. Die Orientierung der Bundesnetzagentur zu KI-Kompetenz macht den Kontext zum Maßstab.

Das entbindet Unternehmen nicht von der Aufgabe. Wer KI einsetzt, sollte begründen können, warum die ausgewählte Maßnahme für die jeweilige Rolle sinnvoll ist. Je stärker ein System Entscheidungen beeinflusst, je sensibler die verwendeten Daten sind oder je größer die Auswirkungen auf Kunden und Mitarbeitende, desto sorgfältiger muss dieser Zuschnitt ausfallen.

Ausgangslage	Was das Team können sollte	Sinnvoller nächster Schritt
Einzelne Mitarbeitende nutzen Text- oder Bild-KI für Entwürfe	Grenzen erkennen, keine vertraulichen Daten unbedacht eingeben, Ergebnisse prüfen	Kurze, rollenbezogene Grundlagen plus klare interne Leitplanken
Ein Team arbeitet regelmäßig mit Copilot, ChatGPT oder Gemini	Aufgaben sauber formulieren, Quellen und Fakten prüfen, wiederholbare Prompts nutzen	Praxis-Workshop mit Aufgaben aus dem Arbeitsalltag
Ein KI-Assistent beantwortet interne oder externe Fragen	Wissensquellen, Berechtigungen, Fehlantworten und Übergabe an Menschen verstehen	Technische und fachliche Verantwortliche gemeinsam einarbeiten
KI beeinflusst Personal-, Kredit-, Sicherheits- oder andere sensible Entscheidungen	Risiken, menschliche Aufsicht, Eskalation und Dokumentation kennen	Vertiefte, auf das konkrete System und die Rollen zugeschnittene Qualifizierung; rechtliche Prüfung bei Bedarf ergänzen

Die Tabelle ist eine praktische Einordnung, keine Risikoklassifizierung nach der Verordnung. Gerade bei sensiblen oder regulierten Einsatzfällen sollte fachliche oder rechtliche Expertise einbezogen werden.

Welche Form der KI-Qualifizierung passt zum Team?

Eine KI-Schulung vermittelt gemeinsame Grundlagen für den sicheren und produktiven Einsatz. Ein Workshop geht einen Schritt weiter: Das Team arbeitet gemeinsam an konkreten Aufgaben aus seinem Alltag. Beide Formate können sinnvoll sein und ergänzen sich oft.

Wer gerade mit KI startet, braucht meist zuerst Orientierung zu Möglichkeiten, Grenzen und internen Regeln. Nutzt ein Team bereits erste Tools, hilft ein Workshop dabei, echte Arbeitsabläufe zu verbessern und Unsicherheiten zu klären. Ergänzend können kurze Leitfäden, Wiederholungen oder separate Vertiefungen nötig sein, etwa wenn sich Tools, Rollen oder Risiken ändern.

Wichtig ist, nicht nur Tool-Kniffe zu vermitteln. Eine gute Maßnahme verbindet Nutzung und Urteilskraft:

1. Einsatz verstehen: Welche Aufgaben sind für das Tool geeignet und welche nicht?
2. Daten schützen: Welche Informationen bleiben außerhalb eines öffentlichen KI-Tools? Welche Freigaben gelten?
3. Ergebnisse prüfen: Wie erkennen Mitarbeitende plausible, aber falsche oder unvollständige Antworten?
4. Verantwortung klären: Wer entscheidet bei Unsicherheit, Beschwerden oder auffälligen Ergebnissen?
5. Transfer sichern: Welche Prompts, Prüfschritte und Regeln werden nach dem Termin tatsächlich weiterverwendet?

Ein konkretes KMU-Beispiel

Ein fiktives Dienstleistungsunternehmen mit 35 Mitarbeitenden möchte generative KI für Angebotsentwürfe, Projektzusammenfassungen und E-Mails einsetzen. Der Geschäftsführung reicht es nicht, nur Lizenzen bereitzustellen: Sie möchte, dass das Team sicher arbeitet und die Ergebnisse nachvollziehbar prüft.

Eine passende Maßnahme wäre kein viertägiger Kurs für alle und auch keine allgemeine KI-Einführung ohne Bezug zur Arbeit. Stattdessen kann das Unternehmen zunächst die drei Einsatzfälle, die verwendeten Tools und die beteiligten Rollen festhalten. Danach arbeitet das Vertriebs- und Projektteam in einem halben oder ganzen Tag an freigegebenen, anonymisierten Beispielen. Das Ergebnis sind nicht nur bessere Prompt-Entwürfe, sondern auch vereinbarte Datenregeln, Prüfschritte und ein klarer Weg für Grenzfälle.

Die Personalakte muss daraus keine Sammlung sensibler Leistungsdaten machen. Sinnvoll ist eine schlanke Dokumentation auf Organisationsebene: Anlass, Zielgruppen, Inhalte, Datum, Teilnehmende, verwendete Unterlagen und die vereinbarten Folgeschritte. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Maßnahmen gut zu dokumentieren, damit Organisationen ihre Sorgfalt nachvollziehbar machen können. Zum Hinweispapier „KI-Kompetenzen nach Artikel 4 KI-Verordnung“.

Vor Ort, remote oder hybrid?

Für die Qualität einer KI-Qualifizierung ist nicht nur der Inhalt entscheidend, sondern auch die Zusammenarbeit. Ein Termin vor Ort kann besonders sinnvoll sein, wenn ein Team gemeinsam an Abläufen, Abstimmungen und typischen Aufgaben arbeiten soll. Remote-Formate eignen sich gut für verteilte Teams oder kompakte Wiederholungen. Auch eine Mischung aus gemeinsamem Workshop und späteren kurzen Online-Terminen kann den Transfer sichern.

9DREI führt KI-Schulungen für Teams und Mitarbeitende im Raum Hannover, deutschlandweit vor Ort oder remote durch. Im Vorgespräch lässt sich klären, welches Format zu Team, Einsatzfällen und Zielen passt.

Einschätzung von Hannes Meyer

„KI-Kompetenz darf nicht bei einer Präsentation über neue Tools enden. Entscheidend ist, ob Mitarbeitende in ihren eigenen Aufgaben sicherer entscheiden, Ergebnisse kritisch prüfen und wissen, wann sie Hilfe hinzuziehen müssen. Eine gute Maßnahme verbindet klare Regeln mit praktischer Übung und wird angepasst, sobald sich eingesetzte Systeme oder Arbeitsabläufe verändern.“

Hannes Meyer, 9DREI Studio

Wie unterstützt 9DREI Studio bei KI-Schulungen?

9DREI Studio ist keine Rechtsberatung und erteilt keine Rechtsbescheinigung. Wir unterstützen KMU dabei, den praktischen Teil aufzusetzen: Einsatzfälle und Rollen klären, Übungen an passenden Aufgaben entwickeln, Daten- und Freigaberegeln verständlich machen und eine alltagstaugliche Dokumentation vorbereiten.

Die vertiefende Leistung dafür sind unsere KI-Schulungen für Teams und Mitarbeitende. Wenn noch nicht klar ist, welche KI-Anwendungsfälle, Systeme oder Risiken überhaupt relevant sind, kann eine KI-Beratung und Potenzialanalyse der sinnvolle erste Schritt sein.

Fazit

Die KI-Schulungspflicht ist kein Aufruf, jedem Mitarbeitenden dieselbe Standardfolie vorzulegen. Artikel 4 verlangt eine zum Einsatz passende Unterstützung von KI-Kompetenz. Für Unternehmen heißt das: erst verstehen, wo und wie KI genutzt wird; dann Rollen, Risiken und Lernbedarf unterscheiden; anschließend Maßnahmen nachvollziehbar festhalten und bei Veränderungen nachschärfen.

Ein Workshop ist besonders dann sinnvoll, wenn Teams den sicheren Einsatz direkt an ihren Aufgaben trainieren sollen. Für den langfristigen Aufbau von KI-Kompetenz können ergänzende Leitfäden und regelmäßige Auffrischungen dazugehören.

Quellen

• EUR-Lex: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 4 KI-Kompetenz
• Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz nach der KI-Verordnung
• Bundesnetzagentur: Hinweispapier „KI-Kompetenzen nach Artikel 4 KI-Verordnung“ (Juni 2025)
• Statistisches Bundesamt: Unternehmen mit Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen

Aktualisierung

Zuletzt aktualisiert: 01.09.2026